Acta de constitución del proyecto

¿Qué es el acta de constitución del proyecto?

Se trata de un documento de inicio de la implementación de un proyecto en el cual, entre otros, se definen: i) el alcance, el tiempo y los costos a alto nivel; ii) el análisis de los interesados; iii) la estructura de gobernabilidad, y iv) el equipo responsable del proyecto.

El acta de constitución del proyecto ofrece una visión preliminar de los roles y las responsabilidades de los principales involucrados y define la autoridad del gerente del proyecto. Sirve como referencia para el futuro del proyecto y para comunicar su propósito a los diferentes interesados (stakeholders). La creación y la aprobación del acta por la Junta Directiva dan inicio formal al proyecto y asignan la autoridad para utilizar los recursos en las actividades del proyecto.

Este documento generalmente incluye:

• Racionalidad y propósito del proyecto: la razón de ser del proyecto, es decir, lo que el proyecto pretender cumplir y el problema que debe resolver.

• Objetivos del proyecto: una breve descripción de los objetivos del proyecto y del impacto esperado.

• Estrategia del proyecto:

o Breve descripción del modelo de intervención;

o Alcance (productos más importantes) y límites del alcance (lo que no producirá el proyecto);

o Cronograma resumido de hitos;

o Presupuesto resumido;

o Riesgos, supuestos y restricciones de alto nivel.

• Estructura de gobernabilidad

• Gerencia y equipo

• Mecanismo de control de cambios y monitoreo

El Acta no es un documento que detalle exhaustivamente el proyecto, tampoco trata de suplantar otros documentos de la fase de diseño y aprobación del proyecto. El contenido del Acta puede variar según el área de aplicación, las características y la complejidad del proyecto, y puede incluir componentes adicionales a los identificados anteriormente.

Desarrollo del acta de constitución del proyecto

Desarrollar el acta de constitución del proyecto consiste en crear un documento que organiza la información que se generó durante la fase de diseño y que se presenta en un formato simple y de fácil uso.

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