PM4R Professional: La asignación de responsabilidades

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La gestión de los recursos humanos (RRHH) consiste en realizar todos los procesos necesarios para asegurarse de que se hayan identificado y asignado los mejores recursos humanos disponibles para lograr los objetivos del proyecto dentro de sus respectivas restricciones de tiempo, alcance y costo. Una de las herramientas de mayor uso en la gestión de los RRHH es la matriz de asignación de responsabilidades (MAR). Esta matriz se usa para ilustrar las conexiones entre el trabajo que debe realizarse y los miembros del equipo del proyecto y otros interesados (stakeholders). 

Además, identifica qué grupo o unidad del equipo del proyecto es responsable de cada componente de la EDT. Con la matriz, el gerente tiene información que le permite identificar los roles, las responsabilidades y los niveles de autoridad para las actividades específicas del proyecto. 

Los insumos requeridos para la creación de la matriz de asignación de responsabilidades son los siguientes: 

• Estructura desglosada del trabajo (EDT): información sobre el alcance del trabajo. 

• Cronograma del proyecto: estimación de tiempo para cada actividad. 

• Riesgos del proyecto: identificación de las respuestas a los riesgos. 

• Factores organizacionales: grupos o unidades que participarán del proyecto o lo apoyarán.

Técnicas 

Una vez desarrollada la EDT, el siguiente paso consiste en visualizar cuáles son las tareas críticas en función de los entregables prioritarios, revisar los paquetes de trabajo y determinar cuántas personas y puestos de trabajo son necesarios para lograr los resultados esperados. 

Este ejercicio de identificar quién hace el trabajo permite determinar qué recursos ya existen en las organizaciones responsables del proyecto y cuáles se deben contratar. Es decir, se determina quiénes tienen experiencia en proyectos similares, qué conocimientos técnicos específicos se requieren, qué necesidades de capacitación o entrenamiento existen, cuál será su costo y cuándo se requieren. Los detalles acerca de cuándo realizar esta u otras actividades se determinan durante la creación del cronograma.  

Una vez identificados los recursos humanos necesarios, el gerente del proyecto es la persona responsable de negociar todas las decisiones y las actividades relativas a estos recursos. Esto se debe a que varios de los recursos que se consideran para participar en el proyecto podrían estar asignados a otros proyectos o sus alcances de trabajo podrían requerir cambios para ajustarse a las necesidades del proyecto.