PM4R Professional: La matriz de planificación

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A lo largo del curso, se presentaron siete herramientas que conforman la base de los planes del proyecto. La matriz de planificación es el instrumento que consolida la información de esas siete herramientas en un formato que facilita su aplicación. Se trata de un dispositivo de monitoreo operativo que utiliza el equipo del proyecto y sirve de insumo para preparar y actualizar el PEP y el POA. Esta matriz está diseñada a partir de las necesidades del gerente y del equipo del proyecto y su función más importante es facilitar la gestión y el monitoreo y control del proyecto. 

Al consolidar la información en una sola matriz, se simplifica el análisis de los componentes del proyecto y, en especial, se hace posible reconocer la estrecha relación de dependencia entre ellos. El uso de la matriz mejora la comprensión de los objetivos del proyecto al permitir visualizar las relaciones de los resultados con los costos, los tiempos, los riesgos, las responsabilidades, etcétera. 

El objetivo de la matriz es mostrar de manera muy simple la información del plan de ejecución del proyecto, sin importar lo grande o complicado que sea, ya que una matriz puede expresar los elementos esenciales de la planificación y permite monitorear el proyecto sin perderse en los detalles. La matriz sirve también como un instrumento de comunicación con otros interesados (stakeholders) porque presenta la información de una forma fácil de comprender. Esencialmente, la matriz es un instrumento diseñado para que los gerentes de proyecto puedan lograr una gestión exitosa.

Entradas

• Estructura desglosada del trabajo (EDT): presenta el detalle del alcance total del proyecto. 

• Cronograma: indica los tiempos de duración de las actividades del proyecto. 

• Costos: aporta información sobre el presupuesto del proyecto. 

• Matriz de adquisiciones. 

• Matriz de riesgos. 

• Matriz de comunicaciones. 

• Matriz de responsabilidades.

Técnicas 

La creación de la matriz requiere un trabajo conjunto. El gerente del proyecto y el equipo revisan la información del proyecto e inician la creación del contenido de la matriz. Este instrumento resume en un formato simple la información más importante del proyecto para que el equipo pueda monitorearlo y controlarlo sin tener que recurrir a todos los planes y documentos del proyecto. La matriz utiliza una hoja de cálculo para facilitar el manejo de la información y para reordenar y clasificar los datos