PM4R Agile: 5 Pasos para el desarrollo del plan PM4R Agile

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Antes de iniciar el desarrollo del plan PM4R Agile, se sugiere realizar una serie de entrevistas con los interesados clave del proyecto, por ejemplo: patrocinador, gerente e integrantes de la Unidad Ejecutora, miembros del equipo de proyecto por parte del BID, contratistas y beneficiarios. 

Durante estas entrevistas se busca obtener una visión objetiva de los desafíos y oportunidades del proyecto y de encontrar factores subyacentes que puedan estar afectando la ejecución de los componentes pero que no son fácilmente detectables en la documentación oficial. También se pretende conocer cuáles son los trabajos, que, a juicio de estos interesados clave, son prioritarios para los próximos meses, especialmente los siguientes tres. 

Estas entrevistas se coordinan con el jefe de equipo del BID y el gerente de la Unidad Ejecutora del proyecto con al menos un mes de anticipación. Es fundamental que en las entrevistas se incluya al o los patrocinadores del proyecto y a los contratistas principales. Se recomienda que las entrevistas sean presenciales, aunque en algunos casos por cuestiones logísticas, se pueden realizar vía telefónica o virtualmente. Es muy importante contar con la agenda de entrevistas al menos dos semanas previas a su realización, esto es para invitar con suficiente tiempo a los entrevistados y contar con su confirmación.  

La agenda debe contener los nombres de los entrevistados, su posición/cargo, teléfono, correo electrónico y dirección donde se llevará a cabo la entrevista. Durante las entrevistas, los expertos PM4R Agile, tratarán de identificar los retos y oportunidades del proyecto, sus soluciones y los trabajos prioritarios para estos interesados. 

Para el desarrollo del plan PM4R Agile se recomienda llevar a cabo un taller de dos días facilitado por expertos en la metodología PM4R Agile y con la participación de los interesados clave del proyecto, siguiendo estos pasos:

Análisis de los elementos existentes de planificación del proyecto.

Selección de los trabajos prioritarios

Desarrollo del plan PM4R Agile

Asignación participativa de responsabilidades

Implementación del plan PM4R Agile

Estos 5 pasos se pueden repetir en ciclos de tres meses hasta completar el proyecto.