PM4R Professional: Plan de ejecución del proyecto

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En la gestión de proyectos, una de las prácticas más frecuente es la creación de un plan de ejecución que abarca los años de duración del proyecto con el fin de tener una mejor comprensión de sus resultados. Este plan es comúnmente llamado plan de ejecución del proyecto (PEP). Como parte del PEP, también se elabora un plan operativo anual (POA), de acuerdo con el período seleccionado. 

Organizaciones como la Unión Europea, el Banco Mundial, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y otras agencias de desarrollo utilizan este tipo de enfoque en la planificación de los proyectos y los programas de desarrollo. El resultado es un plan que presenta los principales resultados, tareas, indicadores, riesgos y cláusulas para permitir una estrecha vigilancia y una supervisión de la ejecución del proyecto. Dado que un PEP de varios años de duración puede ser demasiado amplio si se baja mucho al detalle, se requiere “dividir” o desglosar el PEP en partes menores, que faciliten el monitoreo y control. Esto se realiza mediante los planes operativos anuales, que permiten establecer los objetivos y los plazos dentro de un período de doce meses. 

La revisión de los resultados al final del año sirve de base para preparar el siguiente año de operación. Por lo general, realizar la revisión y la evaluación una vez en el año no es una buena práctica, por lo que se plantea como mejor opción hacerlo en forma periódica (mínimo trimestral). Sin embargo, determinar la mejor frecuencia para realizar la revisión, la evaluación y el ajuste depende de la complejidad del proyecto, la estrategia de planificación, la importancia de los recursos, el costo y las personas disponibles para hacerlo.

Plan de ejecución del proyecto 

El PEP contiene, principalmente, los objetivos y los resultados que el proyecto debe cumplir durante su duración total. Como su nombre lo indica, puede abarcar varios años de ejecución del proyecto. El plan presenta el detalle de las herramientas e incluye la información necesaria sobre los objetivos, costos y tiempos para completar el proyecto. El PEP constituye un marco de referencia para formular los planes operativos anuales y es la herramienta que sirve para hacer el seguimiento total del proyecto.

Plan operativo anual 

El POA se construye con la información organizada en el PEP y presenta de manera detallada las actividades programadas para un período de doce meses. El nivel de detalle del POA permite que el control y el monitoreo sean más precisos, lo que facilita la implementación de acciones correctivas. La suma de todos los POA del proyecto resulta en el PEP. 

Una de las utilidades fundamentales de establecer un plan operativo anual radica en que es posible realizar un seguimiento exhaustivo de este con la finalidad de evitar desviaciones en los objetivos del proyecto. El nivel de detalle del POA permite ver las pequeñas desviaciones que ocurren en períodos cortos y ayuda a identificar con mayor precisión las actividades que afectadas para poder hacer los cambios necesarios para reducir las variaciones.