PM4R Professional: La matriz de adquisiciones

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La matriz de adquisiciones

La matriz de adquisiciones sirve de guía para la gestión de la contratación de bienes o servicios a lo largo de la vida del proyecto y, a la vez, es un insumo para desarrollar el plan de adquisiciones. Este plan identifica y define los bienes y los servicios que serán adquiridos, los tipos de contratos que se utilizarán, el proceso de aprobación del contrato y los criterios de decisión. La matriz define también los métodos de contratación (y sus plazos) que se precisan en el calendario del proyecto y además relaciona estas contrataciones con los productos y/o entregables de la EDT. 

El plan de adquisiciones debe ser lo suficientemente detallado para identificar claramente los pasos necesarios y las responsabilidades de la contratación desde el principio hasta el final de un proyecto. El gerente del proyecto debe asegurar que el plan facilite el proceso de adquisiciones y que no se convierta en una tarea abrumadora. Además, trabajará con el equipo del proyecto, el departamento de compras de la organización y otros actores claves para gestionar las actividades de adquisición. El gerente y el equipo definen e identifican todos los bienes y servicios que serán adquiridos para la realización exitosa del proyecto. 

El propósito principal de la matriz de adquisiciones es describir en términos generales todos los bienes y servicios requeridos por el proyecto y su relación con los productos y/o entregables de la EDT.

Los insumos requeridos para desarrollar la matriz de adquisiciones son los siguientes: 

• Estructura desglosada del trabajo (EDT): la información sobre las necesidades y los entregables del proyecto. 

• Cronograma: los datos para determinar los tiempos para la entrega de los resultados del proyecto y cuándo se requieren los bienes y servicios para el proyecto. 

• Normas y regulaciones de la organización: la reglamentación respecto de los procesos de adquisición de bienes y servicios de la organización ejecutora y de los financiadores. 

• Contrato: las cláusulas contractuales del proyecto con la entidad financiadora.  

• Condiciones del mercado: la información que determina las opciones locales para la provisión de los bienes y los servicios.