PM4R Professional: La matriz de comunicaciones

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El principal objetivo de comunicación del proyecto es asegurarse de generar información con la calidad y en la cantidad adecuada, y que llegue en el momento preciso a los diferentes interesados (stakeholders). 

El gerente del proyecto es el principal responsable de elaborar e implementar la matriz de comunicaciones. Esta matriz debe responder a las necesidades de los interesados (stakeholders) del proyecto y establecer qué información y con qué frecuencia se les hará llegar. Dado que cada uno tiene un interés diferente en el proyecto y una necesidad distinta de información, aquella deberá presentarse en diversos formatos y tiempos. La matriz de comunicaciones contiene una descripción de toda la información que se debe comunicar a los distintos interesados (stakeholders) del proyecto, así como quiénes serán los responsables de recolectarla, editarla y distribuirla. Esto es especialmente importante para los financiadores del proyecto, quienes tienen necesidades específicas de información y criterios sobre el formato de su presentación. La distribución de la información va más allá del acto de proporcionarla ya que incluye pasos para asegurar que los receptores la recibieron y la entendieron. Esto es importante, especialmente, cuando se desarrollan reportes para los financiadores del proyecto o informes para cumplir con las regulaciones o las leyes locales.

Los insumos requeridos para desarrollar la matriz de comunicaciones son los siguientes: 

• Matriz de interesados (stakeholders): contiene los datos sobre los interesados (stakeholders) más importantes del proyecto; esta información es una de las bases para determinar los principales receptores de las comunicaciones del proyecto. 

• Cronograma: comprende información para determinar los tiempos para entregar los reportes y las comunicaciones del proyecto. 

• Factores organizacionales: determinan las obligaciones internas del proyecto para comunicar tanto a los niveles ejecutivos como a las otras entidades. 

La matriz de comunicaciones determina las necesidades de información y comunicación de los interesados del proyecto. En general, en la matriz se define el medio que se utilizará para comunicarse, se indica el método para recolectar la información, se especifican las listas de distribución de los distintos reportes que deben circular, los formatos para producir la información en la cantidad y con la calidad adecuada y se determina la frecuencia con que los informes deben ser actualizados

Análisis de los requisitos de comunicaciones

Analizar los requisitos implica identificar las necesidades de información de todos los interesados (stakeholders). Estas necesidades incluyen la definición del tipo de datos y el formato necesario porque no solo se trata de reconocer las necesidades, sino también a cuáles interesados (stakeholders) se pretende llegar con información como una estrategia para lograr su apoyo o mantener su interés en el proyecto. Los requisitos definen sobre todo el formato, la frecuencia y el contenido de la comunicación, así como el medio que el proyecto empleará para facilitar su distribución.